Etika Mengirimkan E-Mail (1)


emailE-mail telah mengubah banyak kebiasaan kita dalam berkomunikasi. Komunikasi surat-menyurat antar rekan kerja atau bisnis, teman, dan keluarga sudah banyak digantikan oleh e-mail. Hal ini membuktikan e-mail merupakan alat komunikasi yang banyak digunakan saat ini.

Sebagai alat komunikasi, penggunaan e-mail juga haru mematuhi etika-etika agar komunikasi yang dilakukan berjalan dengan baik. Komunikasi yag tidak disertai dengan etika. akan menyebabkan tujuan komunikasi tidak tercapai. Bentuk komunikasi lewat e-mail berbeda dengan bentuk komunikasi biasa yang kita kenal selama ini. Komunikasi biasanya mempunyai etika sendiri, demikian juga berkomunikasi dengan e-mail.

Berikut ini beberapa etika mengirim e-mail yang perlu kita terapkan :

1. Salam Pembuka

Ada baiknya e-mail yang dikirimkan disertai dengan salam pembuka. Salam pembuka dapat berupa formal ataupun tidak formal, tergantung penerima e-mail.

2. Perkenalkan Diri

Jika orang yang kita kirimi e-mail adalah orang yang tidak kenal dengan kita, sebaiknya kita memperkenalkan diri terlebih dahulu. Jika kita pernah bertemu, sebutkan dimana kita pernah bertemu, Atau jika tidak, lebih baik kita mengatakan juga dariman kita mendapatkan alamat e-mail tersebut.

3. Langsung ke pokok permasalahan

Membaca e-mail yang terlalu panjang dapat membosankan. Karena itu usahakanagar e-mail yang kita tulis tepat pada sasaran dan tidak bertele-tele, sehingga tidak perlu terlalu panjang

4. Jawablah semua pertanyaan

Jika kita membalas atau mereplay e-mail, usahakan agar semua informasi yang ditanyakan kita jawab. Bila kita tidak tahu jawablah dengan tidak tahu. Pertanyaan yang kita abaikan dapat membuat orang lain meras tidak diperhatikan dan mungkin saja pertanyaan yang sama akan ditanyakan lagi. hal ini tentu saja akan menggangu kita.

5. Lakukan pengeditan

Sebelum mengirimkan e-mail, ada baiknya kita mengedit kemabli tulisan e-mail kita. Kata-kata yang tidak pas atau kesalahan penulisan kita biarkan datpat memberikan kesan yang tidak baik bagi penerima e-mail.

6. Gunakan subjek yang sesuai

Selalu gunakan subjek atau judul yang sesuai. subjek atau judul yang sesuai akan memudahkan penerima e-mail menangkap informasi yang ingin kita sampaikan karena judul e-mail akan langsung membuka pikiran penerima akan topik yang kita bahas.

7. Mengatur Prioritas

Kadang-kadang pengirim e-mail senang menambahkan kata penting di subjek e-mail agar penerima menempatkannya sebagai e-mail yang penting dibuka dan dibalas. BIla kita melakukan hal seperti ini, kita perlu memastikan bahwa e-mail kita memang betul-betul penting atau urgent

8. Hapuslah pesan replay yang tidak perlu

Mereplay e-mail tanpa menghapus isi e-mail terdahulu kadang-kdang membantu penerima e-mail untuk mengingat apa yang dia sudah kirimkan kepada kita. Hal ini akan membantu penerima e-mail untuk menangkap pesan balasan dari kita. Namun, sering kali setelah membalas e-mail beberapa kali, topik kita sudah berubah dan tidak berhubungan lagi dengan sebelumya. Jika hal ini terjadi, ada baiknya kita menghapus pesan-pesan sebelumnya.

9. Jangan meneruskan e-mail berantai

Kadang-kadang kita menerima e-mail berupa cerita, humor, atau hal-hal lain yang kemudian kita meneruskan e-mail tersebut kepada sejumlah orang dan mengancam kita bila tidak meneruskannya. hal seperti ini cukup mengesalkan. Jika hal ini terjadi, sebaiknya kita tidak usah mengirimkan kepada orang lain atau teman-teman kita.

Demikian dulu tulisan tentang etika mengirim e-mail ini….nanti kita lanjutkan ke bagian 2….

Bisnis Online

Iklan

One Comment Add yours

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s